Naisten Pankin yhdistykseksi rekisteröityneiden paikallisryhmien yleinen henkilötietorekisteriseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

  1. Rekisterinpitäjä

Naisten Pankin yhdistykseksi rekisteröityneet paikallisryhmät, kukin oman paikkakuntansa osalta

Luettelo paikallisryhmistä löytyy osoitteesta: naistenpankki.fi/paikallisryhmat (listalta löytyy kaikki Naisten Pankin paikallisryhmät, joista osa on rekisteröityneitä yhdistyksiä).

  1. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Naisten Pankin paikallisryhmien vapaaehtoiset.

Yhteystiedot löytyvät osoitteesta: naistenpankki.fi/paikallisryhmat

Ottamalla yhteyttä paikallisryhmään saat tietoosi rekisteristä vastaavan henkilön.

  1. Rekisterin nimi

Naisten Pankin yhdistykseksi rekisteröityneiden paikallisryhmien yleinen henkilötietorekisteriseloste

  1. Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta ja tarkoitus

Henkilötietolain 8 §:n ja EU:n tietosuoja-asetuksen 2 luvun mukaiset yleiset edellytykset.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Naisten Pankin paikallisryhmien vapaaehtoistoiminnan toteuttaminen.

Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys tarkoituksen toteuttamiseksi.

Tietojen käsittelyn laillinen perusta on ihmisten itsensä antama suostumus. Jos henkilö ei luovuta henkilötietojaan, osallistuminen vapaaehtoistoimintaan ei ole mahdollista.

Tietojen tyypillisimmät käyttöalueet ovat:

Jäsenrekisterin tai aktiivisista vapaaehtoisista koostuvan rekistereiden ylläpito, vapaaehtoistoiminnan organisoiminen ja koordinaatio, uutiskirjeet ja viestintä Naisten Pankista, lahjoituspyynnöt sekä kutsut ja ilmoittautumiset tapahtumiin.

Naisten Pankin paikallisryhmät säilyttävät vain ryhmien toiminnan ja tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Tarpeettomiksi muuttuneet tiedot ja tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta hävitetään tietoturvallisesti.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekistereihin kootaan vain välttämätöntä tietoa, joka voi tarpeen mukaan olla seuraavanlaista:

Nimitiedot

Yhteystiedot (puhelinnumero, osoite, sähköposti)

Suostumus valokuvien julkaisemisesta

Valokuvia tapahtumiin osallistuvista

Suostumus yhteydenotoista vapaaehtoistehtävään liittyen

Tieto osallistumisesta tapahtumaan

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöitä koskevia tietoja vastaanotetaan henkilöltä itseltään puhelimessa, sähköpostilla, verkkopalvelujen, paperisilla lomakkeilla ja sosiaalisen median kautta (Facebook, sähköpostiohjelmat, uutiskirjeohjelmat. Tietojen päivittäminen tapahtuu edellä mainituilla tavoilla. Rekistereissä ei tehdä automaattisia päätöksiä.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Naisten Pankin paikallisryhmät eivät luovuta rekistereissään olevia tietoja ulkopuolisille muihin kuin tässä rekisteriselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan käsitellä Kirkon Ulkomaanavun toimesta sidosryhmätyön tai vapaaehtoistyön toteuttamiseksi. Tietoja voidaan käsitellä myös KUA:n ja Naisten Pankin yhdistykseksi rekisteröityneiden paikallisryhmien yhteistyökumppaneiden toimesta. Tällaisissa tilanteissa kolmasien tahojen kanssa on asianmukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelyä varten.

  1. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen):

Fyysisessä muodossa käsiteltävää aineistoa säilytetään ja käsitellään lukituissa tiloissa.

Sähköinen aineisto:

Rekistereitä ylläpidetään sähköisessä muodossa. Tietoja rekisteröidään seuraaviin tietojärjestelmiin:

Sähköpostiohjelmat, uutiskirjeohjelmat, Microsoft Office ohjelmat, Gredi, Google Drive-ohjelmat. Osa tiedoista saatetaan kerätä manuaalisesti ja lisätä sähköiseen järjestelmään myöhemmin.

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti.

  1. Tarkastusoikeus ja tietojen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa paikallisryhmien rekistereissä olevat itseään koskevat tiedot ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle, joka vastaa kirjallisen tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä.

Rekisteriin ei sisälly tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa. Rekisteröity voi esittää tiedon korjaamista milloin tahansa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tietoja voidaan oikaista tai täydentää rekisterinpitäjän toimesta tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista ja vastustaa tietojen käsittelyä.

Naisten Pankin paikallisryhmät poistavat tarpeettomat henkilötiedot rekisteristä rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

  1. Tietojen säilyttäminen

Tietoja säilytetään toistaiseksi, niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia. Tarpeettomiksi muuttuneet tiedot ja tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, hävitetään tietoturvallisesti.